L'enregistrement de nouveaux documents directement sur votre bureau virtuel est simple et rapide. Mais ces quelques secondes gagnées ne compensent pas le temps perdu et la frustration à le retrouver.
Création des dossiers généraux
Les dossiers sont essentiels pour organiser les documents et les retrouver facilement. Il existe plusieurs manières de structurer les dossiers. Par Client ou par projet : un moyen simple de retrouver tous les fichiers liés à un projet ou un client ; par date, par sujet : méthode de catégorisation des documents selon leur nature comme en marketing, financier, présentation. C’est à vous de décider quelle méthode convient le mieux à votre façon de travailler. Enfin, nommez soigneusement et simplement vos dossiers afin de savoir immédiatement ce qu'ils contiennent et évitent les acronymes que vous pourriez oublier.
Désignation correcte des documents et suppression des fichiers en double
Cela peut sembler évident, mais il est crucial de nommer exactement vos fichiers afin de pouvoir les retrouver facilement lors de la recherche sur votre ordinateur. Évitez de l'appeler naturellement "facture ", car vous en aurez certainement plus d'une. Pour ce client et d'autres. Dans la mesure du possible, essayez d'utiliser des abréviations pour les garder courtes. Toutefois, si vous souhaitez que vos fichiers apparaissent dans l'ordre chronologique, vous devez déterminer si la logique de classement de votre ordinateur est alphabétique ou suit la nomenclature américaine pour les dates. Enfin, si vous souhaitez que vos fichiers, non datés suivant un ordre spécifique, ajoutez facilement un numéro avant le nom. Il arrive souvent que le même fichier soit enregistré à plusieurs endroits différents, ou qu'une pièce jointe ou un document soit téléchargé plusieurs fois. Ces copies inutiles encombrent votre bureau, mais elles consomment également de la mémoire sur votre ordinateur. Une excellente façon de commencer à désencombrer votre ordinateur consiste à supprimer tous les fichiers en double ou même en triple.
Utilisation d’une plateforme collaborative
Vous souhaitez un outil efficace pour stocker, vous devez organiser et partager facilement vos documents. Les plateformes de collaboration sont des outils idéaux. C'est un espace unique où vous pouvez centraliser tous les documents liés à votre projet et les échanger avec votre équipe ainsi qu'avec vos clients et partenaires. Vous pouvez trouver tous les documents par projet, vous pouvez les visualiser et les modifier directement, les partager avec qui vous voulez et programmer des sauvegardes automatiques. Vous pouvez contrôler l'accès aux différents dossiers, et grâce à un système de contrôle de version automatique, vous disposez toujours de la dernière version. Plus important encore, vos données sont totalement sécurisées.