Face à la concurrence, la dématérialisation des processus est inévitable pour les entreprises aujourd'hui. Les entreprises doivent procéder à la dématérialisation. Pour cela, les 6 conseils suivants sont adaptables:
Effectuer un diagnostic et déterminer le cadre du projet
Avant d'établir ou faire exécuter un projet de dématérialisation, il est indispensable de réaliser un diagnostic pour déterminer les processus à automatiser, prédire les bénéfices et freins éventuels. Examiner les personnels impliqués qui pourraient être prêts à contribuer efficacement au projet est aussi nécessaire. Pour développer leurs projets de dématérialisation, les entrepreneurs doivent planifier les étapes à franchir du processus. Ils doivent déterminer les changements qui peuvent être automatisés. Les personnes morales doivent également opter les méthodes utilisées pour saisir les données et les assimiler au système d'information de l'entreprise.
Adapter une solution opérationnelle et ses objectifs
Même si les entreprises doivent procéder à la dématérialisation d’un grand nombre de processus, il est préférable de commencer par un processus moins important en premier pour voir les résultats plus vite. La solution doit être rentable le plus vite possible et simplement accessible par les garants métiers. Lors de l'exécution d'un projet de dématérialisation, il est indispensable de choisir une solution horizontale prenant en charge divers processus et règles métier. Au lieu de cela, prendre en charge un logiciel auquel les opérateurs peuvent accéder et permettre une reconfiguration facile du processus. La mise en œuvre de l'interface utilisateur peut faciliter l'adaptation par les assistants. Reconsidérer son organisation pour l'adapter aux nouveaux outils technologiques permet d’adapter et de fixer ses objectifs. Assimiler tous les composants nécessaires à la réalisation de la dématérialisation est également une pratique importante permettant d’atteindre les objectifs.
Engager ses collaborateurs et un prestataire
La participation des employés est une étape cruciale lors de l'établissement d'un programme. Pour assurer le succès d'un projet, il est nécessaire d'offrir aux utilisateurs un nouveau regard sur leur comportement d’œuvrer. Ici, le travail collaboratif serait un excellent moyen d'embaucher toutes les équipes commerciales et informatiques. Engager un prestataire est aussi indispensable. L'externalisation de certains traitements, comme la numérisation de documents, peut être une réelle opportunité pour les personnes morales. De nombreux prestataires performants peuvent assurer et prendre en charge ce type de traitement à des niveaux de coût et de qualité attractifs. Une autre option d'externalisation est une solution hybride, qui consiste à travailler dans un modèle SaaS et ne nécessite aucun investissement ni installation technique.