Publié le : 25 janvier 20224 mins de lecture
Un document naît comme une archive et ne le devient jamais. Sa fonction évolue dans le temps, c’est ce qu’on appelle le cycle de vie du document. Les principales fonctions d’un document sont administratives (gestion) et juridiques (preuve). Nous avons évoqué les principales valeurs des archives et des documents contemporains. Avec le temps, ces valeurs diminuent et l’archive peut être considérée comme moyenne. Une fois les valeurs primaires épuisées, une très faible proportion de documents et d’archives développent des valeurs secondaires qui correspondent à une nouvelle utilité (preuve) basée sur la fonction de mécénat. Ce sont les archives exactes, les objets de la préservation historique. Tout le reste est traité par des archivistes professionnels.
Les archives courantes (documents en usage) !
C’est l’époque à laquelle le document ou l’archive a été créé. Il existe tant qu’il est utilisé directement par l’entreprise qui en a besoin pour sa production.
Ces documents ont une grande valeur administrative et juridique. La durée des archives courantes est le temps qui s’écoule entre la création du document et sa fermeture. Le lieu de dépôt est le bureau du service concerné.
Les archives intermédiaires (dossiers quasi-actifs) !
Les documents et les dossiers sont conservés après la fin des travaux et lorsqu’ils ne sont plus utilisés régulièrement. Il s’agit du premier processus d’archivage. Leur valeur administrative est réduite et la conservation de ces documents dépend de leur utilisation et de la durée pendant laquelle ils ont une valeur administrative ou juridique.
Même si leur valeur administrative et juridique est épuisée, l’entité a encore besoin de documents de temps en temps (par exemple, les dossiers des employés qui ont récemment quitté l’entité, le budget de l’année précédente, etc.)
Pour la plupart des documents, il existe une période de transition de 10 ans à partir de la date de fermeture.
Le stockage se fait généralement dans le sous-sol de l’unité.
Les dossiers définitifs ( documents dans un état inactif ) !
Certains documents acquièrent une valeur patrimoniale après la période de conservation administrative et sont appelés « dossiers définitifs ». Tous les autres éléments sont détruits selon un plan de destruction basé sur un calendrier de conservation.
Les documents ont perdu leur valeur administrative ou juridique. 10% ont acquis une valeur historique et sont conservés par UNIRIS. Cette valeur historique peut être établie par des experts.
Les archives ont plus de 10 ans (les dossiers de recherche ont plus de 5 ans).
Le dépôt est actuellement situé dans les archives de l’UNIL (UNIRIS).
Une approche de la gestion et du contrôle du cycle de vie des archives a été adoptée, selon laquelle les archives sont divisées en trois phases basées sur la valeur intrinsèque et l’utilisation de chaque archive. Le cycle de vie peut être divisé en trois séquences ou phases. Lorsqu’un fichier est créé en tant qu’archive conservée, il devient d’abord courant, c’est-à-dire qu’il est disponible quotidiennement. Lorsqu’il ne peut plus être utilisé quotidiennement sans être détruit (la période de conservation légale complète), il devient une archive temporaire. On peut alors les stocker en interne, puis les confier à une société d’archivage pour contrôle et restitution. Enfin, les données sont détruites ou stockées de manière définitive lorsqu’elles ne sont plus nécessaires ou lorsque la durée légale de conservation a expiré.